学生は要注意!

教授へのメール&チャット、送信や返信のポイント!知っておくべきマナー

キャリターン学生ライター 中山

大学生になると、バイトや就活、ゼミなどで、目上の人と話す機会が増えます。
就活が始まったり、ゼミ、研究室に配属されたりする大学3年生ごろからは、特に増えますよね?

実際に、僕も研究室配属が行われてから、教授にメールで連絡を取る機会が一気に増えました。
それにともなって、メールの書き方がわからなくて困惑したり、誤った操作をして相手を困らせたりするかもしれません。
初めの頃は、僕自身もメールを書いたことがなくて困っていました。

「メールが正しく書ける」というのは将来社会に出てからも必要になってくる能力の1つです。
この記事では、僕が教授とのメールのやり取りで学んだことや注意していることをまとめました。

教授とのメールのやり取りや返信で悩んでいる人は、参考にしてみてください。

メールとチャットの違い

教授とのやり取りは、メールだけではありません。
メールとチャットで教授に連絡が取れる場合、迷う方もいるかもしれません。
では、メールとチャットで教授に連絡が取れる場合、どちらのツールを使用すれば良いのでしょうか?

僕は次のように使い分けています。
● 重要なこと→メール
● ちょっとした質問→チャット

あなたもLINEやインスタグラムでは気楽に相手に連絡を送りますよね?
相手からの返信も気楽にみていると思います。

教授も同じで、チャットはメールよりも比較的気楽にみていることが多いです。
メールの通知はオフにしている教授がいる一方で、個人チャットの通知をオフにしている教授はいないと思われます。

実際に「メールは仕事時間だけ」というように見る時間を決めている教授もいます。
そのため、チャットの方が教授からの返信がきやすいです。

このような特徴を踏まえた上で、教授へのメールの書き方をみていきましょう!

メール

A.件名
件名はできるだけ簡潔かつ、用件が明確に伝わるように注意しましょう。
教授は研究の他に雑務もしなければならず、忙しいのです!無駄な手間を取らせてはいけません!!

僕は件名を次のようにしています。
例)〇〇の資料作成について質問(△学部×年 中山)
例)◇◇研究室会予定について(△学部 中山)

件名は書いたら読み直し、何についてのメールなのかが絶対にわかるように気をつけましょう。
また、件名の最後に学部or学年、名前を記入しておくと、教授も誰からのメールか判断しやすく、おすすめです。


B.挨拶
いきなり要件を伝えるのではなく、まずは挨拶文を書き、その後、名を名乗るようにしましょう。
以下に例を示します。

例)
お疲れ様です。△学部 中山です。
○○の授業について質問があります。

例)
お世話になっております。×年 中山です。
本日は貴重なご講演ありがとうございました。
最後の部分について質問があるのですが、~~でしょうか?

挨拶なしで要件を伝えるのはNGです。
挨拶なしで要件のみを伝えられると、失礼となることが多いです。
また、いきなりではなく、挨拶をはさむことで相手にもいい印象をあたえることができます。


C.行間
メールには、適切な行間を開けるように意識しましょう。
理由は人は文字がズラッと書かれていると、読む気をなくすからです。
以下の例文をみてください。

例)
お疲れ様です。△学部 中山です。〇〇の実験結果について質問があります。実験時に気になっていたのですが、◇◇という設備を用いて反応をみる実験だったのですが、ここの数式の誤差の認識を勘違いしていました。この誤差は正しいのでしょうか??お忙しいと思いますが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。

例)
お疲れ様です。△学部 中山です。
〇〇の実験結果について質問があります。

実験時に、気になっていたのですが、◇◇という設備を用いて反応をみる実験だったのですが、ここの数式の誤差の認識を勘違いしていました。この誤差は正しいのでしょうか??

お忙しいと思いますが、ご回答のほど、よろしくお願いいたします。

上記2つの例文を比べると後者の方が読む気がしますよね。
文と文の間に行間があるだけで文の読みやすさが格段に上がります。
目安としては、1文〜2、3文おきに行間を開けるのが良いです。


D.内容
メールの内容は、過不足がないように意識しましょう。
1文1文書くごとに読み返し、「その文は本当に必要なのか」、また、「その文で伝えたいことが伝わるのか」を気にするといいです。

また、「頭痛が痛い」といった2重表現は無意識の内に使ってしまいがちです。
多くの場合、2重表現は誤用とされるので、使用するのは避けるべきです。
少しでも悩んだら、ネットを使ってその表現が本当に正しいのかを調べるようにしましょう。

● いまだに未解決
● 内定が決まる
● 被害を被る
ついつい使ってしまいがちなこれらの表現も2重表現なんですよ!
また、できる限り明確に、かつ簡潔に文章を送りたいため、「箇条書きにする」「1文1文を短くする」といった工夫をすることをお勧めします。

聞きたいことを箇条書きにするだけでも、「何」が知りたいのかを明確にかつ簡潔に相手に伝えることができ、オススメです!!


E.誤字脱字
誤字脱字をなくすことは最重要ポイント!!
なくすのが理想的ですが、なくすのがもっとも難しいです。

メールを書くようになる初めのころは注意深く誤字脱字をチェックするのですが、慣れてくるとメールのチェックが面倒になり、ついつい雑にチェックしがちです。その結果、誤字脱字が含まれたまま教授にメールを送信してしまいます。

もし1度でも、誤字脱字が含まれてしまうと、大きく信用を失うこととなるかもしれません。たった1度のミスだけでです!!

「こいつは適当なやつなんだな」といった印象を相手は感じやすいです。
また、1度つけてしまったこのようなネガティブな印象を取り戻すのには大きな苦労を伴います。

このような出来事を回避するために、書いた文章は送信前に注意深く見直すようにしましょう。

チャット

コロナの影響でteamsなどのアプリを導入する大学が増えました。
その結果、チャットでも、メールでも教授に連絡がとれることが増えました。

この記事の冒頭でも話しましたが、比較的長い文章を送る場合はメール、短い文章を送るときはチャットを用いるのがおすすめです!!

とはいうものの、メール、チャットの好みは教授によって異なります。そのため、教授の好みに合わせてツールを選ぶことも手です。
教授がいつもメールを使っているならメールを、チャットを使っているのならチャットを使いましょう。教授に無駄な手間をかけさせないことを意識することが重要です。


しかし、初めて連絡を取る教授に対しては、できるだけかしこまった形で文章を送った方が良いのでメールを使うべきです。

+α.誤送信のリスク

文章を書いている途中に間違って送信してしまうことがあります。
メールでは送信ボタンを押さないと送信されないことがほとんどですが、チャットの場合だと、改行しようと思ってEnterを押すだけで文が送信されることがあるので注意しましょう。

特にチャットの場合は要注意!
改行するときはsift + enterを押す必要があり、普段LINEなどに慣れている人は誤って送信してしまうことがあるのではないでしょうか??

このように誤送信してしまうリスクはできるだけ避けたいものです。
誤送信があると、相手に不信感を与えることがあります。

解決策として、いきなりチャット欄、メール欄に内容を書くのではなく、メモ帳や、下書きなどの便利ツールを用いて一度文章を書いてみるのがオススメです!!
書き終わり、読み直したらコピー&ペーストでそのまま送信することができるので少ない手間で誤送信のリスクを減らすことができます!!

+α.「!」や「?」は使っていいの??

文章を書くときに「!」や「?」を使っていいのかを悩むことはありませんか??
僕は「!」も「?」も使ってよいと考えています。
その理由は、文章だと感情を込めにくく、書き手の雰囲気がいまいち伝わりづらいからです。すなわち、コミュニケーションをとることが難しくなってしまい、すれ違いが生じることがあるからです。

● わかりました。
● わかりました!
2つを比べてみるだけでも、「。」で書かれた文章は「!」で書かれた文章に比べて冷たい印象に感じませんか?

自分は教授に元気な印象を与えたいので、教授に連絡をとる場合は「!」を使うようにしています。
ただし、就活などでかしこまった文章を書くときは、フォーマルな体裁を整えるために「!」は控えましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか??
今回は、教授に対するメール、チャットについてみてきました。
まとめると、僕が意識しているのは次のとおりです。

● 重要なこと→メール
● ちょっとした質問→チャット

メールの書き方については

A.件名
出来るだけ簡潔に、かつ、学部or学年、名前を記入する。

B.挨拶
メールは挨拶から始める。

C.行間
適切な行間をあける。

D.内容
● 1文1文を短く書く。
● 箇条書きを使う。

E.誤字脱字
文の読み直しをする。

これらを参考にして、メールを書くようにしてみてください!
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